U uvodu zapisnika službenik utvrđuje sljedeće:
Odgovor je:
- tema sastanka.
- Vrijeme i mjesto njegovog sastanka.
- njegovih sudionika.
- Isprični i odsutni.
Uvod u zapisnik sa sastanka važan je dio procesa vođenja evidencije.
Napisao ju je autor i uključuje detalje kao što su odgovor, tema sastanka, vrijeme i mjesto sastanka te sudionici.
U gornjem desnom kutu zapisnika upisuje se naziv ustanove ili odjela u kojem je sastanak održan.
Nakon toga slijedi naslov zapisa.
Tijelo zapisnika sadrži podatke o čemu se na sjednici raspravljalo, donesenim odlukama, prijedlozima i preporukama te stavke zapisnika.
Sudionici sastanka moraju biti navedeni kako bi se njihovi doprinosi mogli dokumentirati.
Konačno, potrebno djelovanje mora se odrediti na temelju onoga o čemu se raspravljalo prema pruženim informacijama.
Vođenje zapisnika tvrtke za snimanje nije ograničeno samo na sastanke odbora, već i na druga službena okupljanja budući da svi službeni zapisi moraju biti dokumentirani.
